Backup Automático dos E-mail (arquivo.PST) com a ferramenta PFBACKUP

Em muitas corporações, é corriqueiro encontrarmos diversos usuários utilizando uma das versões do Microsoft Office Outlook como cliente de e-mail. E muitos destes mesmos usuários possuem uma infinidade de emails, alguns talvez datando da "época dos dinossauros". Com isso, caso ocorra uma falha fatal no disco rígido do computador, todos os emails e contatos serão perdidos.

Para evitar este tipo de problema, algumas corporações selecionam um servidor para hospedar o arquivo de Pastas Particulares (O Outlook armazena todos os emails e contatos do usuário num arquivo com extensão PST. Exemplo: fulano.pst) de todos os usuários da empresa, como meio de segurança, caso o HD da estação dos colaboradores venha a se danificar fatalmente. Este servidor pode ser chamado de "servidor de PST's".

No entanto, esta prática pode gerar lentidão no Microsoft Outlook, de modo que sua execução pode tornar-se lenta nas estações, tendo em vista que diversos usuários podem estar acessando o Outlook simultaneamente e com isso o servidor de PST's tende a ficar sobrecarregado.

Por isso, existe uma alternativa simples para resolvermos esta questão. Podemos manter o arquivo PST de cada usuário em suas respectivas estações e adicionalmente instalarmos uma ferramenta para executar um  backup automático do arquivo PST local movendo assim a cópia do mesmo para o servidor de PST's. Além disso, podemos repassar para o usuário a responsabilidade de realizar o backup de seus próprios emails e contatos.

A ferramenta que usaremos chama-se Backup de Pastas Particulares, mais conhecida como PFBACKUP (Personal Folders Backup). Para fazer o download do PFBACKUP clique aqui.

Instalando e configurando o PFBACKUP

CENÁRIO: 

A empresa Edu Corporation possui um servidor de PST's chamado SERVER01. Neste servidor existe uma pasta compartilhada chamada BKP-PST onde residem todos os arquivos PST's dos usuários da empresa. No entanto, o Administrador da rede separou os PST's por setores.
Por exemplo:

Para o setor COMPRAS, existe uma pasta chamada COMPRAS e nela residem todos os PST's dos colaboradores deste setor.
Portanto, em nosso exemplo, iremos configurar para a usuária Astrogilda do setor Vendas, um agendamento de backup de seu respectivo arquivo PST.

1. Feche o Microsoft Office Outlook (caso esteja em execução) e instale a ferramentaPFBACKUP normalmente como você faz para instalar qualquer software.

Janela inicial do assistente de instalação do PFBACKUP
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2. Em seguida execute o Microsoft Office Outlook.

3. Clique no menu Arquivo. Note que agora existe a opção Backup. Clique em Backup.

4. Surgirá a janela Backup das pastas particulares do Outlook. Clique no botão Opções.

Janela inicial do PFBACKUP
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5. Em lembrete, configure o intervalo de tempo em que o usuário será lembrado para fazer o backup. Por exemplo: Caso você escolha sete dias, o usuário será lembrado de sete em sete dias sobre a necessidade de executar o backup. Neste caso você marcaria o checkbox "Avisar para fazer o backup a cada XX dias", onde XX é o número de dias que, em nosso exemplo, seriam 7.

Escolha o intervalo de dias em que PFBACKUP lembrará Astrogilda sobre a necessidade de um backup. De acordo a imagem, a usuária será avisada automaticamente de sete em sete dias.
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6. Caso você tenha mais de um arquivo PST, selecione-o na opção "fazer backup destes arquivos das pastas particulares:"

Selecione o arquivo de pastas particulares desejado (PST)
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7. Por último, mas não menos importante, em Local dos arquivos, digite o caminho UNC do servidor (exemplo: \\server01\bkp-pst\vendas, onde SERVER01 é o servidorpropriamente dito e BKP-PST\VENDAS é o caminho que abrigará a cópia do arquivo PST.) ou clique no botão Procurar para assim selecionar a pasta do servidor na qual abrigará a cópia do arquivo PST.

Digite o caminho pelo qual o backup do arquivo PST será enviado ou clique emProcurar
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8. Feito os procedimentos, clique em OK. Voltaremos para a janela "Backup das pastas particulares do Outlook".

9. Se preferir, clique no botão Salvar backup, para que o primeiro backup seja realizado.

10. Surgirá a seguinte mensagem:

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Assim que você fechar o Microsoft Office Outlook, o processo de backup será executado automaticamente. Conforme dito, este é o primeiro backup do arquivo PST.

A partir de agora, de sete em sete dias, PFBACKUP avisará a usuária sobre a necessidade de executar o backup de seus emails e contatos, ou seja, de seu arquivo com extensão PST.