Já percebeu que a sua conta do Microsoft Outlook diminuiu a velocidade? Funções de e-mail básicas como Enviar / Receber agindo um pouco engraçado? Considere verificar o tamanho da sua caixa de correio. Você pode ficar chocado ao descobrir o quão inchado é.
Para a maioria das versões do Outlook, clicando em Arquivo > Pasta > Propriedades > Armazenamento - ou clicando com o botão direito do mouse em qualquer pasta e selecionando Propriedades - exibirá o tamanho total não apenas de uma pasta escolhida, mas também de qualquer subpastas associadas.
A função de Arquivo Automático do Outlook está configurada para fazer backup automaticamente de Itens Excluídos, Itens Enviados e tarefas expiradas e itens de calendário. Mas se você receber centenas de mensagens por dia e não as exclua ou as mova da Caixa de entrada, corre o risco de sabotar sua conta. Exceder 2 GB de armazenamento em uma Caixa de entrada e Outlook avançadas realmente começa a correr devagar.
No entanto, resolver o problema é factível. A CMIT Solutions recomenda que você ou sua equipe de suporte de TI acompanham as cinco (5) etapas descritas abaixo para alterar as configurações do Arquivo automático.
1. Crie uma nova pasta local ou arquivo .pst (pastas particulares) para armazenar o correio arquivado. Clique com o botão direito do mouse no título On My Computer na parte inferior da lista de pastas e escolha New Folder . Nomeie a pasta Arquivo de correio ou outra coisa que é facilmente reconhecível. Nas versões mais antigas do Outlook, você pode selecionar Arquivo> Arquivo e alterar a data em itens do Arquivo anteriores .
2. Crie uma nova regra de arquivamento. Clique em Ferramentas > Regras , selecione Trocarna seção On My Computer e clique no botão + na parte inferior da janela. Nomeie a regra algo significativo e reconhecível, como "120 Dias, Arquivo Automático".
3. Defina o limite de tempo e destino para e-mails elegíveis para arquivamento. No menu Quando uma nova mensagem chega , mude a Data Recebida (sugerimos 120-180 dias) e, em seguida, altere Fazer a Seguir para uma ação definida como " Mover Mensagem + Correio Arquivado ". Clique na caixa de seleção Ativada e clique em OK . Nas versões mais antigas do Outlook, clicando em Ferramentas> Opções> Outro> Arquivo automático traz um conjunto de opções semelhante.
4. Execute a nova regra em pastas de e-mail existentes. Se você definir uma nova regra que todos os e-mails com mais de seis meses de idade serão arquivados, não deixe que as mensagens envelhecidas recebidas antes que essa regra seja implementada continuem a entupir sua Caixa de entrada. Selecione a pasta de correio preferencial, clique em Mensagens > Regras > 180 Dia, Arquivo automático e aguarde pacientemente enquanto sua conta de e-mail se reorganiza. Lembre-se, você terá que executar esta função em cada pasta desejada; Também, o Outlook usa "Última Data Modificada" para arquivar, não "Data Recebida".
5. Deseja acessar seus e-mails arquivados? Simples - eles estão esperando por você diretamente na coluna de pastas esquerda - ou sob a lista de arquivos .pst em seu computador - com todas as suas outras pastas de correio. A chave? Já não ocupam espaço na sua caixa de correio.
Claro, o arquivamento não pode curar todas as doenças de e-mail. Se você acessar seu e-mail através de um aplicativo da Web do Outlook, todos os emails arquivados em seu computador local não serão exibidos online - arquivá-los significa que eles não estão mais hospedados no servidor do Exchange. E um arquivo .pst ou uma pasta arquivada armazenada em seu disco rígido local ainda é suscetível a perda desastrosa de dados se não for feito backup como parte do seu plano de backup e recuperação de desastres (BDR).
Além disso, lembre-se de que o Outlook não é uma solução de arquivamento de e-mail real - este QuickTip simplesmente irá ajudá-lo a liberar espaço de armazenamento dentro do programa, NÃO manter seu email seguro por meio de backup externo ou pesquisável durante anos de mensagens acumuladas.
Para saber mais sobre como as Soluções CMIT podem recuperar sua conta do Outlook na luta contra o espaço e fornecer uma segurança incomparável para o seu e-mail, fique atento para a Parte Dois do nosso QuickTip de Arquivamento de Email detalhando os benefícios do CMIT RADAR (Rapid Archiving, Discovery e Recuperação) semana.
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